在最近一段時間，如 Sarbannes 奧克斯利法案 》 在美國的倡議大大提出了遵守公司世界內的設定檔。作為任何公司法規遵從性策略的一個關鍵要素，費用管理具有共用一些成為關注的焦點。因此，費用管理解決方案 (EMS) 是現在關注公司的法規遵從任何業務的關鍵。但費用管理解決方案 (EMS) 是什麼？貴公司是否需要一個嗎？和在哪裡可以找到一份好嗎？同樣重要的是，你怎麼成功實施和集成到您公司的環境的費用管理解決方案 (EMS)。這篇文章闡明瞭在這些問題上。
費用管理解決方案 (EMS) 是什麼？
"費用管理解決方案"一詞已被用來描述相當不同的商業產品和服務。在這篇文章中，支出管理解決方案定義為基於技術的系統的流程：
(i) 交易記錄收到的信用卡發行商 （詳細說明員工使用的企業信貸 cards0 ； 和
(二) 現金報銷申請雇員的起源。
在實踐中目標應用程式是旅行和娛樂支出。魯棒的支出管理解決方案 (EMS) 還將支援採購 （pCard） 活動作為更廣泛的較低值、 高音量的商業交易進行有效的管理戰略的一部分。
任何費用管理過程的三個核心步驟如下：
1.接受/輸入的驗證的來源資料 ；
2.處理費用記錄 ； 預先確定的規則的應用和
3.張貼的向企業的庫，如 ERP 系統的交易。
費用管理解決方案 (EMS) 的目的是什麼？
費用管理解決方案的實施的目標應包括以下：
1.向自動化編寫、 提交、 批准和審核的旅遊娛樂的索賠要求，從而改善帳戶持有人的工作效率和減少時間和成本的帳戶工作人員 ；
2.為支援標準化管理通過公司信用卡 ； 使用高容量開支的最佳實踐方法的實現和
3.為增加透明度和加強治理的企業代表進行的金融交易。
費用管理解決方案的來源
澳大利亞和國際組織現在可以獲得一系列的品質費用管理解決方案，非常適合降低行政費用雖然滿足公司法規遵從性要求。有的"支出管理解決方案"基本上是三個來源：
1.ERP 系統 ；
2.系統提供的信用卡髮卡行 ；和
3.同類最佳的解決方案。
每個將有自己的優點，並將適合在不同情況下的組織。
企業資源規劃 (ERP) 系統
ERP 採購費用管理具有吸引力，被完全集成的軟體，因此對 ERP 的所有使用者提供標準的外觀和感覺金融套內。與 ERP 採購費用管理功能，ERP 供應的核心軟體和企業需要自訂和配置系統，以反映其自己的結構和管理的工作人員費用有關的規則。如果您正在考慮使用其 ERP 出差費用管理的選項，必須要意識到若干因素，包括：
• 內其具體可用的實際功能安裝 ERP 系統 ；
• 關於 ERP 系統的工作積壓，IT 部門 ；和
• 部署時間和專案 （它通常會很大） 的費用。
如果企業如果您的公司沒有支付許可費，將涵蓋所有卡帳戶持有人和索賠人現金的許可證費用可以是一個問題。
卡頒發者系統
一些髮卡促進"支出管理"解決方案，範圍可以從通過電腦生成報告到一些嵌入式工作流概念與連線系統。卡頒發者費用管理解決方案的吸引力是有時他們提供作為卡交易的一部分 (顯然) 免費。如果您正在考慮一個卡發行人費用管理解決方案，您需要知道：
• 將您被 '鎖定在' 向髮卡機構嗎？;和
• 將您能夠配置費用管理解決方案，以充分反映內部要求嗎？
同類最佳的解決方案
同類最佳的費用從專科醫生提供的解決方案可以相對較無縫介面到一個組織的內部系統，如 HR 和 ERP，但將不存在共同的外觀和感覺到 ERP 系統的管理。如果你想要您通常會選擇同類最佳的費用管理解決方案：
1.您的公司可以獨立于特定的髮卡 ；
2.為了實現快速的執行情況 ；和 (或)
3.向配置其自身獨特的規則和政策的費用管理解決方案。
同類最佳的費用管理解決方案通常部署作為 ASP （應用服務提供者) 或自我承載解決方案。雖然異常是常見、 中小型企業傾向于欣賞 ASP 費用管理解決方案，前期成本較低和較大的企業被吸引到該控制項可通過一個自託管的費用管理解決方案。ASP 費用管理解決方案通常關於支付的每個語句每月基礎上，並自託管的費用管理解決方案都有一整套預先許可費從每月許可證租金可用選項。
克服文化抗性費用管理解決方案
一些財務董事仍有對企業的信用咭的反感。不是經常會聽到一個財務總監，說"如果我給每個人一張卡片，他們會花我們打破了!"
然而，費用管理解決方案的好處很明顯，儘快財務總監認為很難控制的數千名員工使用手動的償還系統，基本上圍繞一系列的不協調試算表根據支出行為。基本的活動，例如實施旅行政策，計算稅影響，調和，過帳到詳細一級的會計科目表和審核，是都困難的違約行為而不是遵守更榮幸能夠成為......
從不同的角度來看，收入 700 m $50 億美元，息稅前利潤，一家公司和 20 萬美元的每年員工的業務開支，增加收入的情況下使用費用管理解決方案的底線可以極大的影響。如果自動化減少這些費用只有 5 ％，在第一年，獨自儲蓄有相同的影響在底線上作為 14 億美元新的收入來源。這不是令人驚訝的開支管理專案的投資回報常常取得操作其首 12 個月內。
費用管理解決方案還在欺詐控制中發揮至關重要的作用。在此上下文中的"欺詐"採取多種形式出現，不是所有這些都是法院的土地肇事者的排序。採取從我們自己的客戶體驗和出版物的美國協會的舞弊稽核師資訊識別欺詐頂部的四個類別：
1.看到費用
2.被誇大 (誇張) 付款
3.虛構費用
4.多個償還
在美國的研究指出了正在輸給員工開支管理不善的公司收入的 1%。費用管理系統不會，在他們自己的權利，消除這，但它們是在創造一種環境，降低管理不善的水準的重要工具。
結論
在過去 18 個月，我們公司已指出支出的動機的改變管理專案。而以前費用管理解決方案是一種純粹對減少行政費用，現在治理同樣是一個驅動程式以實現技術基礎控制項周圍高卷開支。在美國的 Sarbannes 奧克斯利法案 (SOX) 法案已捕獲任何企業活躍在美國的注意。但是，內部或外部美國，高層管理人員必須保證他們的公司已經執行適當的財務控制，防止欺詐，並給企業的財務活動的正確和真實記錄。因此，公司的旅遊經理人目前足球上至高級管理團隊的費用管理的一項提案認為願意觀眾。
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